Пределы нумерации в исходящей корреспонденции

Пределы нумерации в исходящей корреспонденции

Делопроизводство от А до Я

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. исх. – указывается, что документ является исходящим; 25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа; 198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании.

Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа. Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки

«Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции»

.

После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму. Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ. Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений. Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.

Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня. Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.). В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.

Пределы нумерации в исходящей корреспонденции

Журнал регистрации входящих и исходящих документов Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в этой статье.

О порядке заполнения графика отпусков рассказано в данном материале.

  • — бланк организации;
  • — компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
  • — журнал регистрации исходящей документации.

Инструкция 1 Если вы – составитель Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными.

В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  • Регистрационный номер;
  • Дата поступления/отправки документа;
  • Вид документа;
  • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  • Тема/содержание письма;
  • Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  • В дело №;
  • Способ доставки письма или пр.;
  • Количество страниц;
  • Резолюция;
  • Отметка об исполнении;
  • Кем подписано;
  • Примечание и т.п.

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы? Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами: 1.

Как нумеровать письма исходящие

нумерация корреспонденции Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации.
Ну а если проверяющим будет совсем незачто уцепиться, тогда пожалуй укажут в акте проверки. Регистрация исходящих документов Подписанные руководителем регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Для корректной работы программы могут потребоваться библиотеки Visual FoxPro.

номер исходящего письма это Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7. Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: — порядкового номера в пределах регистрируемого массива с начала календарного года; — номера дела по номенклатуре дел.

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

«Генеральному директору ООО «Волна» — номер исходящего документа; — краткое содержание (заголовок); Совет 2: Как удалить ссылки на DLE Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE. Делопроизводство от А до Я. Делопроизводство от А до Я. Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

«Генеральному директору ООО «Волна» — номер документа; — краткое содержание (заголовок); Совет 2: Как удалить исходящие ссылки на DLE Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Нумерация писем в делопроизводстве с нового года

Виды журналов регистрации Основные правила заполнения и хранения На последующих страницах размещается информация о лицах , ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). При этом основания увольнения в данной ситуации не имеют значения; о проведении аттестации работников; о повышении квалификации и обучении работников; другие виды распоряжений, изданные в рамках осуществления трудовых отношений.

Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит:

  • систематизировать значительную часть документооборота;
  • облегчить процедуру поиска нужного приказа;
  • усилить контроль за оформлением решений руководства.

Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации приказов, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов. Все приказы по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

  • по личному составу;
  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

К по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. п. От вида приказа зависит не только его место в системе документооборота, нумерация, но и сроки хранения.

На сроках может быть построена вся система организации хранения и их нумерация.

Разновидностей схем нумерации приказов множество.

Рассмотрим некоторые из них. Таким образом, строгих законодательных рамок по внедрению системы нумерации приказов в организациях нет. Каждая компания определяет такую схему самостоятельно, исходя из целесообразности и удобства использования.

Так, в отдельных регистрационных формах учитывают: Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов. Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Рекомендуем прочесть:  Ржд сокращение штата 2020

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.

Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.

Формы и бланки, кроме строгой отчетности.

Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

Программа для нумерации исходящих писем

Регистрационный номер заносится в графу 1.

Датой отправляемого является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. В разделе Контрагенты дважды кликните по названию контрагента-отправителя. В открывшейся карточке контрагента перейдите на вкладку Отправитель.

В пользовательском шаблоне можно использовать буквы, цифры и простейшие шаблоны для генерации номеров (перечислены в верхней части вкладки).

Важно : в номере не может быть более 10 символов.

Например, на скриншоте выше ООО «РИТ» нумерует входящую корреспонденцию так: вх2011-1, вх2011-2, вх2011-3 и т.д.

В шаблоне для исходящей корреспонденции ООО «РИТ» использует сокращённое обозначение года, и кроме того, начинает нумерацию писем в программе с номера 6: исх11-6, исх11-7, исх11-8 и т.д. Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Кому направлен (адресат) Куда помещен (№ дела) Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД. Программа для учета документов и корреспонденции ДокПартнер позволяет: — вести учет внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.) — вести учет входящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.).

Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. — вести учет исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.).

Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. — привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.). — вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители).

— формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции.

— искать необходимый по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.). — производить резервирование рабочей базы данных.

— работать нескольким пользователям по сети с общей базой данных. Возможно назначить различные права доступа к программе для пользователей.

Все документы , вводимые в базу данных программы, распределяются по папкам, которые Вы создаете сами.

Регистрация исходящих документов

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Наиболее распространенный пример разделения: На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же.

Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец.

Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

N К-05/61 │ или так │ Исх.

N 61к │ К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов.